En una empresa de tecnología es importante definir el esquema de trabajo
para hacerle seguimiento a los proyectos, día a día los equipos deben tener un feedback de lo que se está desarrollando.
Al trabajar en Smartmatic, empresa líder en el desarrollo de tecnología
electoral y elecciones en los cinco continentes, debemos invertir cierto tiempo
de nuestra agenda en reuniones que en algunas oportunidades consumen tiempo y pueden
parecer que dejan pocos resultados.
Sin embargo, existen hábitos que se pueden tomar para que tengan un margen
de mejora siendo más productivas.
En primer lugar, es importante definir
la agenda para conocer qué se quiere lograr con la reunión y si ésta es
verdaderamente imprescindible. Incluso
se puede hacer una lista para asignar el tiempo apropiado: tomar acciones en el
proyecto, votar por una decisión, entre otros. Lo importante es tener un plan
previo.
Luego de este paso y en base a lo previsto, se debe tomar en cuenta el tiempo de la reunión. Algunos especialistas consideran una duración máxima de 15 minutos,
para que los empleados no estén agotados y tras un largo debate se tomen
decisiones solo con el único fin de terminar el encuentro. Cada minuto bien
administrado puede resultar en mayor productividad en tu puesto de trabajo.
Habiendo definido el tiempo y la agenda, hay que convocar a los participantes. La recomendación es que la cantidad
no sea mayor a 10 personas, aunque esto depende del tipo de compañía. Al tener
en consideración el número de asistentes, será más fácil tener el control en
los objetivos fijados en la agenda. Si convocas a los más interesados, la
reunión será más productiva.
Al tener la agenda, el tiempo definido y los participantes, solo falta el contenido. Aunque en algunas
oportunidades hay que dinamizar la reunión con presentaciones animadas y
atractivas, esto puede resultar en una distracción. Si necesitas trabajar con
más enfoque, redacta un resumen preciso y conciso que esté a disposición de
todos para debatir y conversar.
Estos son solo algunos consejos que se pueden aplicar para darle un cambio
a las reuniones que tenemos día a día en la oficina. Dinamismo y organización pueden ser
la clave a la hora de incrementar la productividad en estos encuentros que son
la base de la comunicación entre equipos, garantizando el éxito de los
proyectos que contribuirán a los objetivos globales de la compañía.
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