Arquímedes Machado
En las organizaciones dedicadas a la ejecución de proyectos es conveniente que durante el tiempo que no hay proyectos revisemos nuestros procesos, de manera que siempre encontremos cómo optimizarlos y, sobre todo, que en la planificación siguiente podamos realizar la gestión evitando repetir errores, logrando ser más eficientes cada día y con cada proyecto.
Además de lo anterior, durante el mismo proyecto, al ser partícipes y observadores, también podemos detectar cómo algunos procesos (incluso aquellos que pensamos que habíamos optimizado) pueden ser modificados para que los podamos hacer en menos tiempo, a menor costo, con menos esfuerzo y/o con mayor calidad. Y como partícipes, al ver estos espacios de mejora, podemos llamar la atención del equipo para que hagamos una inversión de tiempo en la revisión de las mejoras que se plantean para luego ser aplicadas.
Muchas veces, al estar en plena ejecución del proyecto, nos sentimos tan ocupados que consideramos imposible invertir tiempo en cosas que no signifiquen un avance directo del plan original. El problema con esta forma de pensar es que, si no dedicamos este tiempo a revisar las acciones que estamos haciendo y a aprender de ellas (aprendizaje de primer orden), no vamos a mejorar la gestión, al menos no durante este proyecto, sino que tendremos que esperar a la finalización del mismo para entonces hacer los cambios.
A veces también pensamos igual de las reuniones que se planifican durante los proyectos. Estamos presentes físicamente en dichas reuniones pero no mentalmente, pues nuestra cabeza está en el celular mandando mensajes o en la laptop enviando correos. Es así que nuestro aporte a la reunión, a las revisiones o a los análisis no tiene el impacto ni la influencia que podrían tener, y sentimos luego que la reunión fue una pérdida de tiempo.
Es cierto, a veces se llegan a excesos tales como pautar una reunión para definir la hora de otra reunión, o reuniones que son poco efectivas (aquellas en donde no somos concretos sino que por cada punto de la agenda se arma una novela) o reuniones que planificamos de una hora y terminan durando tres horas. En ese caso, pues también es importante analizar por qué dichas reuniones no están teniendo ni la efectividad ni el impacto que se espera y por ello es otro de esos procesos que también debemos evaluar.
Por estas razones, mi recomendación para cualquier equipo que esté gestionando un proyecto es que haga una parada obligada, y en esa parada revise cuál es el aprendizaje que queda y si el mismo es posible incluirlo de inmediato al proceso para tener un mejor desempeño en la siguiente ejecución (lección aprendida aplicada como mejora continua). Hasta los equipos de Fórmula 1, en donde la ejecución es a más de 300 Km/h tienen sus pits y hacen las paradas que consideren necesarias para que la estrategia los lleve al podio; entonces, ¿por qué no tener nosotros en los proyectos nuestros propios pits de evaluación, en los que revisemos los cauchos, los cambiemos, limpiemos el visor del casco del piloto, reinyectemos gasolina y arranquemos con las pilas puestas para el resto de la carrera? Son de esas cosas que parecen lógicas pero que pocas veces aplicamos, y probablemente no lo hacemos porque no lo hemos convertido en un hábito.
No sé si todo lo que he escrito quedará en la mente de alguno de ustedes, pero lo bueno es que también lo puedo transmitir con una imagen que seguramente considerarás graciosa, pero es importante que recuerdes que cuando estás en un proyecto, es normal que el que esté halando la carreta seas tú y quien te esté pidiendo una reunión para darte apoyo, sea el que sostiene las ruedas.
En las organizaciones dedicadas a la ejecución de proyectos es conveniente que durante el tiempo que no hay proyectos revisemos nuestros procesos, de manera que siempre encontremos cómo optimizarlos y, sobre todo, que en la planificación siguiente podamos realizar la gestión evitando repetir errores, logrando ser más eficientes cada día y con cada proyecto.
Además de lo anterior, durante el mismo proyecto, al ser partícipes y observadores, también podemos detectar cómo algunos procesos (incluso aquellos que pensamos que habíamos optimizado) pueden ser modificados para que los podamos hacer en menos tiempo, a menor costo, con menos esfuerzo y/o con mayor calidad. Y como partícipes, al ver estos espacios de mejora, podemos llamar la atención del equipo para que hagamos una inversión de tiempo en la revisión de las mejoras que se plantean para luego ser aplicadas.
Muchas veces, al estar en plena ejecución del proyecto, nos sentimos tan ocupados que consideramos imposible invertir tiempo en cosas que no signifiquen un avance directo del plan original. El problema con esta forma de pensar es que, si no dedicamos este tiempo a revisar las acciones que estamos haciendo y a aprender de ellas (aprendizaje de primer orden), no vamos a mejorar la gestión, al menos no durante este proyecto, sino que tendremos que esperar a la finalización del mismo para entonces hacer los cambios.
A veces también pensamos igual de las reuniones que se planifican durante los proyectos. Estamos presentes físicamente en dichas reuniones pero no mentalmente, pues nuestra cabeza está en el celular mandando mensajes o en la laptop enviando correos. Es así que nuestro aporte a la reunión, a las revisiones o a los análisis no tiene el impacto ni la influencia que podrían tener, y sentimos luego que la reunión fue una pérdida de tiempo.
Es cierto, a veces se llegan a excesos tales como pautar una reunión para definir la hora de otra reunión, o reuniones que son poco efectivas (aquellas en donde no somos concretos sino que por cada punto de la agenda se arma una novela) o reuniones que planificamos de una hora y terminan durando tres horas. En ese caso, pues también es importante analizar por qué dichas reuniones no están teniendo ni la efectividad ni el impacto que se espera y por ello es otro de esos procesos que también debemos evaluar.
Por estas razones, mi recomendación para cualquier equipo que esté gestionando un proyecto es que haga una parada obligada, y en esa parada revise cuál es el aprendizaje que queda y si el mismo es posible incluirlo de inmediato al proceso para tener un mejor desempeño en la siguiente ejecución (lección aprendida aplicada como mejora continua). Hasta los equipos de Fórmula 1, en donde la ejecución es a más de 300 Km/h tienen sus pits y hacen las paradas que consideren necesarias para que la estrategia los lleve al podio; entonces, ¿por qué no tener nosotros en los proyectos nuestros propios pits de evaluación, en los que revisemos los cauchos, los cambiemos, limpiemos el visor del casco del piloto, reinyectemos gasolina y arranquemos con las pilas puestas para el resto de la carrera? Son de esas cosas que parecen lógicas pero que pocas veces aplicamos, y probablemente no lo hacemos porque no lo hemos convertido en un hábito.
No sé si todo lo que he escrito quedará en la mente de alguno de ustedes, pero lo bueno es que también lo puedo transmitir con una imagen que seguramente considerarás graciosa, pero es importante que recuerdes que cuando estás en un proyecto, es normal que el que esté halando la carreta seas tú y quien te esté pidiendo una reunión para darte apoyo, sea el que sostiene las ruedas.
Muy bueno Kimis. Gracias
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